Le module Factures Clients permet de saisir, modifier ou créer une facture composée de lignes de factures. C’est également ce module qui permet de saisir les paiements réalisés sur une facture. Il inclut également les fonctions de génération d’une facture dans un format de document comme un PDF.

Ce module vous permet d’établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis.

Vous pouvez créer une facture directement à partir d’une fiche client, depuis une proposition commerciale classée acceptée, ou à partir d’une commande clôturée à l’état “accepté”, ou encore depuis un contrat de service.

Types de factures

Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 4 types de factures:

• Les factures de “doit”

Il s’agit d’une facture standard. Il n’y a aucun prérequis.

• Les factures de “doit” de remplacement

Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n’aurait été fait (aucun paiement saisi).

On ne peut créer qu’une seule facture de remplacement pour une facture de “doit” donnée. Quand on créé une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacée. Il n’est alors plus possible de faire d’actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon.

Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.

Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.

• Les factures d’avoir

On crée une facture d’avoir sur une facture de “doit”. On peut créer plusieurs factures d’avoir sur une facture donnée. La facture d’avoir est transformée en réduction qui sert à réduire le paiement de n’importe quelle autre facture en attente de paiement.

• Les factures d’acomptes

Vous pouvez créer autant de facture d’acompte que désiré. Une facture d’acompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture (la facture définitive) sur laquelle porte l’acompte.

Procédure

Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer, dans la facture, des Produits ou Services déjà définis ou bien dont vous saisissez directement l’intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).

Une fois la facture prête vous devez la valider. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, vous pouvez modifier la facture en cliquant sur le bouton modifier en bas de la fiche facture ( si la facture n’a pas atteint le status Payé), ou ré-ouvrir la facture pour la modification avec le bouton réouvrir en bas de la fiche facture

Il est possible de réduire le montant total et/ou le solde à payer d’une facture, mais il convient de faire une distinction entre une remise et une réduction, bien que ces deux termes soient un peu amalgamés par endroits.

Réduction

Une réduction est une réduction relative (pourcentage) du prix de vente d’un ou de plusieurs produits ou services détaillés dans la facture. Cette réduction doit être définie ligne par ligne lors de l’édition de la facture et être comprise entre 0% et 100% (NB : le pourcentage de remise est remplacé dans le cas 100% de réduction par la mention offert).

Remise

Une remise est une réduction du prix total de la facture. Elle peut être définie de deux manières selon qu’elle est ou non associée à une autre facture, c’est-à-dire à un versement déjà perçus ou non.

Remise associée à un trop perçu

Les factures d’avoir et factures d’acompte, qui sont saisies pour tracer des versements perçus (en trop pour la facture avoir ou en avance pour l’acompte), peuvent être converties en réduction future. Après conversion en réduction, elles apparaissent dans la section Remises fixes du tiers. Il sera alors possible de l’attribuer à une autre facture pour en réduire le montant.

Le trop-perçu, lié au règlement d’une facture supérieur au montant de la facture, apparaît également dans les remises.

Lorsque le montant de la remise est supérieur à celui de la facture à régler, depuis la liste des remises, on sépare la remise en deux (bouton à droite de la ligne) avec un premier montant correspondant à la facture, puis le solde. On peut alors utiliser une partie de cette remise pour l’appliquer au règlement de la facture qui peut alors être classer “Réglée”.

Dans le cas de l’utilisation d’une remise dans une nouvelle facture, elle sera mentionnée soit sous forme de paiement réduisant le reste à payer, soit sous forme d’une ligne de détail de la facture. Par défaut, il s’agit d’une ligne de détail ajouté à la facture et donc réduisant le montant total de cette nouvelle facture.

Rem: L’option cachée FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS permet d’avoir cette déduction qui apparaît comme montant déjà payé et non comme diminution du montant total de la facture finale. Dans ce cas, les factures acomptes ne sont pas incluses dans les calculs de chiffre d’affaires (puisqu’inclut dans le montant total de la facture finale). Le bon choix de cette option dépendra des règles comptable de votre pays, mais les 2 sont en général acceptés.

Remise non associée à un versement déjà perçu

Il est aussi possible de définir une remise qui n’est pas relative à un versement déjà perçu. Dans ce cas, il faut aller sur la fiche du client, onglet client, et définir la ou les remises fixes (montant) ou relatives (pourcentage) qu’on attribue à ce client, et pourquoi (geste commercial, compensation suite à retard de livraison, etc). Une fois ces remises attribuées au client, elles seront disponibles lors de l’édition de n’importe quelle facture de ce client, dans la rubrique Remises en haut de page. A l’inverse des remises consécutives à des versements déjà perçus, celles-ci seront mentionnées comme des lignes négatives dans le détail de la facture, et réduiront donc le montant total de celle-ci, avant déduction des versements éventuellement déjà perçus. Mais ces remises ne sont PAS associées à une facture avoir ou d’acompte.

Rabais

A compléter

Escompte

Un escompte est une remise accordée, sur une facture donnée, à un client car ce dernier a réalisé son règlement avant l’échéance. Ce choix est possible si votre facture indique une mention adéquate, par exemple : escompte pour règlement anticipé : 2%. A l’inverse vous pouvez indiquer : Escompte pour règlement anticipé : 0%.

Pour enregistrer un escompte :

• Saisissez un paiement sur une facture (par exemple 980€ pour une facture de 1000€).
• Une fois le règlement enregistré, cliquez sur le bouton “classez payée partiellement”.
• Une fenêtre modale s’ouvre et vous propose plusieurs motifs permettant de justifier le paiement partiel.
• Sélectionnez le choix “Escompte pour règlement anticipé” et valider.
• La facture est désormais passée au statut ‘payée partiellement’.
• Après avoir généré le pdf, l’escompte apparait sur le pdf de la facture.

Résumé

Il y a donc 3 possibilités pour réduire le prix d’une facture :

• attribuer une réduction en pourcentage sur certains produits/service détaillés dans la facture, ce qui aura pour effet de définir un montant total plus bas que normalement prévu;
• attribuer au client une remise globale, non associée à une facture avoir ou d’acompte, et qui sera alors ajoutée comme une ligne de montant négatif qui réduira le montant total de la facture;
• mentionner, via des factures avoir ou d’acompte transformées en réduction future, que des versements anticipés ont déjà été perçus, ce qui réduira le solde à payer mais pas le montant total de la facture;

Lorsqu’un document est généré, il est fabriqué suivant un modèle choisi parmi une liste activée dans les écrans Accueil – Configuration – Modules – Facture

Pour que le document intègre le numéro de compte bancaire de votre société ou l’adresse de paiement par chèque (ou les 2), il convient de :

1. activer le module Banques/Caisses
2. Créer le compte de votre société
3. Paramétrer le module Factures et Avoirs en allant dans Configuration – Modules – Factures et Avoirs puis cliquer sur l’icône configuration, choisir dans la rubrique “Mode de règlement” le compte créé à l’étape 2 ci-dessus, où l’adresse à utiliser pour le paiement par chèque, et valider le changement en cliquant sur le bouton “Modifier” de la rubrique.

Vous pouvez maintenant régénérer votre facture, et vous verrez, pour le modèle crabe, le RIB ou les coordonnées s’afficher sous les conditions de paiement.

Si vous avez activé l’envoi par e-mail, un bouton spécifique “Envoyer par email” est disponible. Il fait apparaître en bas de la fenêtre un formulaire d’envoi, avec la facture en pièce jointe. Vous pouvez également définir un modèle de rappel pour les factures impayées.

Dans le cas d’une ligne provenant d’un produit ou d’un service enregistré, la référence, le libellé et la description sont affichés par défaut. Si vous souhaitez masquer la référence ou la description, vous pouvez le faire en passant par Accueil – Configuration – PDF.

Vous avez deux options que vous pouvez modifier :

• Cacher la description des produits sur les PDF générés
• Cacher la référence des produits sur les PDF générés

Ce paramétrage s’applique aussi aux propositions commerciales et aux commandes

Impression en nombre

Si vous souhaitez imprimer plusieurs factures en une seule fois, vous pouvez générer un document PDF rassemblant les documents à imprimer, puis ouvrir et imprimer ce document.

Pour cela, à partir de Facturation|Paiement – Factures clients – Liste,

• appliquer un filtre qui vous convient pour faire apparaître toutes les factures à imprimer ensemble,
• cocher globalement (case à cocher en haut de colonne à droite) ou individuellement les documents souhaités,
• — Sélectionner l’action– – Fusion PDF dans la liste déroulante qui apparaît à partir de la coche d’au moins une case, et
• appuyer sur Confirmer.

Un lien vers un document PDF est ajouté dans une liste qui se trouve sous le tableau (appuyer sur Afficher la liste des fichiers générés en masse si nécessaire).

Les paiements ne peuvent s’effectuer que sur des factures validées.

Si un avoir est disponible, il pourra être imputé sur une facture d’un montant total inférieur à celui de l’avoir.

Après la saisie du paiement, il est possible de régénérer le PDF de la facture pour y faire apparaître le règlement effectué et le solde à payer.

Une facture validée peut être définitivement classée à l’état:

• Payé (Si la somme des paiements est supérieure ou égale au montant réclamé).
• Payé partiellement (Si la somme des paiements est supérieure à 0 mais strictement inférieure au montant réclamé).
• Abandonné (Si aucun paiement n’a eu lieu).

Un outil générique vous permettant d’exporter les données de vos factures. Pour cela, il faut utiliser l’assistant Export qui se trouve dans le menu Outils – Nouvel export .

Voir la page Module Exports pour plus d’informations.

une facture désignée comme prédéfinie est simplement une facture dont on réutilise la plupart des données pour émettre d’autres factures sur base de ces informations, ce qui permet un gain de temps non-négligeable à la saisie

Dans le cas de la mise en œuvre des contrats, une facture prédéfinies peut être définie et correspondant aux éléments récurrents du contrat. Ceci est très intéressant. Le seul bémol, la période indiquée pour chaque élément de la facture résultante couvre toute la période du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.

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