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Contacts/Adresses

Écrit par AdminKSI le 23/02/2025. Publié dans NOTICE LOGICIEL KSIDOL. Aucun commentaire sur Contacts/Adresses

CONTACT/ADRESSE

Le contact représente une personne physique ou un contact générique vers une personne physique. On gère de la même manière les tiers particuliers et les entreprises. Aussi, pour les particuliers, on saisira en général un “Contact” qui contient les mêmes caractéristiques que l’objet “Société”.

Créer un nouveau contact/adresse

Pour créer un nouveau contact, vous pouvez soit :

Cliquer dans le menu de gauche sur Nouveau contact/adresse. Renseigner les différents champs, seul le champ Nom/Libellé est obligatoire. Vous pouvez rattacher ce contact à une société.

soit directement à partir d’une fiche de tiers, en allant sur son onglet Contacts/Adresses

En cliquant sur le bouton Créer contact/adresse on se retrouve dans le cas précédent. Par contre le tiers est déjà sélectionné.

Certains champs agrémentés d’une icône “i” présentent des listes déroulantes dont le contenu peut être modifié.
Modifier un contact/adresse

Une fois créé, le contact apparaît dans la liste des contacts, ceux-ci sont tribales à l’aide de tags en listes de Catégories, Prospects-Clients et Fournisseurs .

En haut de chaque colonne (activable ou désactivable en cliquant sur l’icône du menu hamburger), des champs de recherche ( Nom, Prénom, Poste/Fonction, Société, Téléphone, EMail…), permettent de lancer une recherche pour retrouver rapidement l’un d’eux.

Le nom du contact est un lien hypertexte permettant d’accéder à sa fiche. C’est en cliquant sur le bouton Modifier que vous pourrez l’éditer pour appliquer vos correctifs ou ajouts.
Supprimer un contact/adresse

Le nom du contact est un lien hypertexte permettant d’accéder à sa fiche. C’est en sélectionnant la checkbox en fin de ligne que vous affichez l’action “Supprimer” et que vous pourrez le faire disparaître de la liste des contacts.

Entrepreneur individuel (EI) (y compris micro-entrepreneur), Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), Société à responsabilité limitée (SARL), Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), Société par actions simplifiée (SAS), Société anonyme (SA), Société en nom collectif (SNC), Société en commandite simple (SCS), Société en commandite par actions (SCA)

Tiers prospect, client, fournisseur

Écrit par AdminKSI le 23/02/2025. Publié dans NOTICE LOGICIEL KSIDOL. Aucun commentaire sur Tiers prospect, client, fournisseur

TIERS (prospect, client, fournisseur)

Tiers-Société permet de gérer les entités clients, prospects et/ou fournisseurs (appelés Tiers). Ce module est un prérequis indispensable pour de nombreux autres modules qui se basent sur ces notions (factures, commandes, contrats, propositions commerciales, etc…). Un Tiers est donc une entité métier: client, prospect ou fournisseur (Exemple: Une SARL, un commerce, une association, un particulier). Le contact quant à lui représente une personne physique ou un contact générique vers une personne physique (Exemple: PDG ou ouvrier de la SARL, vendeur principal du commerce, président ou trésorier de l’association). On gère de la même manière les tiers particuliers et les entreprises. Aussi, pour les particuliers, on saisira en général un “Contact” qui contient les mêmes caractéristiques que l’objet “Société”.

Créer un nouveau tiers (prospect, client, fournisseur)

Aller dans le menu Tiers – Nouveau tiers (prospect/client/fournisseur)

Choisissez dans le menu de gauche soit le générique “Nouveau tiers”, soit directement un type de tiers : Nouveau prospect, Nouveau client ou nouveau fournisseur, ce qui préremplira les champs correspondants.

Les champs “Nom du tiers”, “Prospect/Client” et “Fournisseur” sont obligatoires. Choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un Prospect, Prospect/Client, Client, ni client ni prospect.

Le champ code client sera prérempli en fonction du choix de modèle pratiqué à l’étape précédente. Choisissez si oui ou non, il s’agit d’un fournisseur, le champ code fournisseur sera de même prérempli en fonction du choix de modèle pratiqué à l’étape précédente.

Certains champs agrémentés d’une icône “i” présentent des listes déroulantes dont le contenu peut être modifié.

Vous pouvez aussi affecter un ou plusieurs commerciaux à votre tiers.

Recherche par code-barres ajoutée: Vous pouvez utiliser le système des codes-barres pour gérer vos tiers. Pour cela il faut activer le module code-barres. Le champ “codes-barres” apparaîtra alors sur vos fiches de tiers.

La possibilité d’envoyer un mail à partir de la fiche du tiers a été implémentée.
Modifier un tiers (prospect, client, fournisseur)

Aller dans le menu Tiers – liste tiers (prospect/client/fournisseur)

Choisissez dans le menu de gauche soit le générique “liste”, soit directement un type de tiers.

Éditez la fiche prospect/client/fournisseur en cliquant sur le bouton “ Modifier” pour effectuer un changement.
Supprimer un tiers (prospect, client, fournisseur)

Aller dans le menu Tiers – liste tiers (prospect/client/fournisseur)

Choisissez dans le menu de gauche soit le générique “liste”, soit directement un type de tiers.

Il arrive parfois que l’on enregistre plusieurs instances d’un tiers avec des orthographes plus ou moins différentes, des contacts différents, en provenance d’une boutique en ligne, d’un import de listes…

Avant de supprimer une fiche avec le risque de perdre des données différentes, vous avez la possibilité de les fusionner. Tous ses objets liés (factures, commandes, …) seront déplacés vers le tiers courant avant sa suppression.

Une fois placé sur la fiche à conserver, vous cliquez sur le bouton “Fusionner” et vous allez chercher dans la liste déroulante le tiers doublon qui sera fusionné et supprimé.

De même pour supprimer la fiche d’un prospect/client/fournisseur, cliquez sur le bouton “Supprimer”, mais vous pourrez avoir la surprise de voir s’afficher la phrase suivante :” Impossible de supprimer l’enregistrement car il possède des fils”. On appelle fils tout document réalisé au nom de ce tiers ( Propale, Commande, Facture), et il faudra d’abord, si c’est possible, supprimer tous ces documents avant de pouvoir supprimer la fiche de ce dernier.

Une société (Tiers) ne peut avoir qu’un seul état, celui d’exister ou pas. Une société supprimée ne change pas d’état, elle disparaît tout simplement.