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Produits / stocks / Services

Écrit par AdminKSI le 23/02/2025. Publié dans NOTICE LOGICIEL KSIDOL. Aucun commentaire sur Produits / stocks / Services

PRODUITS / STOCKS / SERVICES

Ces modules permettent de gérer un catalogue de produits pour le module Produits, ainsi qu’un catalogue de services pour le Module Services.

Définitions

Un produit est un bien à gérer, soit parce qu’il caractérise un objet proposé à des clients, soit parce qu’il caractérise un objet obtenu auprès de fournisseurs. Il s’agit de biens matériels, contrairement aux Services.

Un produit répond, en résumé, aux règles suivantes:

Un produit peut se stocker dans un entrepôt (seuls les produits d’ailleurs apparaissent dans le module Stock. Les services n’y apparaissent pas).
Un produit peut se livrer (seuls les produits d’ailleurs apparaissent dans le module Expedition. Les services n’y apparaissent pas. Ces derniers sont réalisés ou non, mais pas livrés).
Un produit est en général un bien matériel. Sa valeur se déprécie souvent avec le temps (Un produit d’occasion vaut moins que le même produit neuf).

Produits virtuels

Un produit ou service virtuel est un produit père, constitué d’autres produits. Cette fonction s’active depuis la page de configuration du module Produits ou Service. Elle a pour vocation à définir des “packages” ou “lots” de produits qui permettent de raisonner sur les commandes, factures et stocks avec un seul élément au lieu des n produits constituant le lot.

Un produit virtuel répond aux règles suivantes :

Lors de l’ajout d’un produit dans un document (propositions, facture, commande), seule la ligne du produit virtuel père est affichée.
Le stock de produits composant le produit virtuel est incrémenté/décrémenté quand le produit virtuel est incrémenté/décrémenté.
Un produit virtuel peut lui-même être constitué d’autres produits virtuels qui eux contiennent de vrais produits.

Remarque: Il ne s’agit pas d’une fonction de “fabrication/production” où les produits fils composant le produit virtuel seraient consommés du stock pour obtenir un produit père supplémentaire en stock. Ici, les sous-produits composant un produit virtuel ne sont décrémentés du stock qu’au moment de la consommation du produit virtuel et restent des sousproduits consommables de manière indépendante des autres, contrairement à celui d’un module de fabrication, où lorsqu’un sous-produit est utilisé pour fabriquer un module père, le sous produit est décrémenté du stock même si le produit père n’est pas encore distribué.

Souvent ce sous-produit ne peut plus faire le chemin inverse pour revenir en stock.

PRODUITS

Créer un nouveau produit

Aller dans le menu Produits>Nouveau produit, Saisissez les informations.

Les champs Réf, Libellé, État (Vente), État (Achat) sont obligatoires.

Une fois les champs désirés renseignés, cliquez sur Créer.

Depuis les versions précédentes, la façon de rattacher une image au produit a changé. Il faut passer par l’onglet “Fichiers joints”, et utiliser la fonctionnalité “Ajouter un fichier/document”.

Une fois votre produit créé, vous le retrouvez dans la liste des produits, accessible par le lien dans le menu gauche Produits>Liste. En cliquant sur notre produit dans la liste, nous accédons à sa fiche produit. Celle-ci affiche des onglets plus ou moins nombreux selon le nombre de modules activés.
Modifier un produit

Éditez la fiche produit en cliquant sur le bouton Modifier pour effectuer un changement.
Supprimer un produit

De même pour supprimer la fiche d’un produit, cliquez sur le bouton Supprimer.

STOCK

Attention ! Si vous utilisez un module Point de Vente (module POS fourni par défaut ou un autre module externe), cette configuration peut être ignorée par votre module point de vente. La plupart des modules Point de Vente sont conçus pour créer immédiatement une facture et réduire les stocks par défaut quelles que soient les options ici. Donc, si vous avez besoin ou non d’avoir une diminution du stock lors de l’enregistrement d’une vente dans votre Point de Vente, vérifiez également la configuration de votre module POS.

Créer un nouvel entrepôt

La création d’un entrepôt ou zone de stockage est la première étape obligatoire à la gestion du stock. On peut créer un entrepôt via l’onglet général Produits/Services et le menu de gauche Stock puis Nouvel entrepôt.

La seule information obligatoire est la référence Réf. Il faut ensuite déterminer si l’entrepôt est en fonctionnement ou pas (ouvert/fermé).

Un entrepôt fermé ne peut être utilisé au travers des autres outils . C’est donc un bon moyen de préparer un entrepôt (en le remplissant) avant de le mettre en fonction, ou de le bloquer momentanément pendant un inventaire.

Étape longue mais nécessaire, il s’agit ensuite, pour chaque produit, d’utiliser son onglet stock pour lui définir un stock de base, dans chaque entrepôt.

Selon l’option choisie dans la configuration du module, une modification prend place au moment de la commande, au moment de la livraison, au moment de la facture, etc. Un mouvement de stock est alors enregistré selon les critères de stockage/déstockage choisis.

Si l’on désire apporter des correctifs au stock existant (vol, disparition, vieillissement, …), il est possible de le faire directement via l’onglet stock de la fiche produit.

Il est possible d’obtenir une liste détaillée des produits et mouvements enregistrés dans un entrepôt via un clic sur le nom de l’entrepôt dans la liste des entrepôts.
Modifier un entrepôt

ans le menu de gauche, cliquez sur liste, puis sur le lien hypertexte que représente le nom de l’entrepôt choisi, appuyez sur Modifier pour en éditer la fiche, et pratiquez vos correctifs.
Supprimer un entrepôt

Cliquez sur le lien hypertexte que représente le nom de l’entrepôt choisi, appuyez sur Supprimer pour supprimer l’entrepôt, il vous sera demandé une confirmation pour ce faire.
Stocks par lot/série

Comment introduire les numéros de lot/série ? Il faut partir d’une commande fournisseur. La commande doit comprendre des produits pour lesquels la ligne “ Utiliser les numéros de lots/série” a comme réponse “Oui (Lot/Série requis)”

C’est lors de la réception de la commande que l’on renseigne les numéros de lot/série, ainsi que les dates DMD/DLUO et DLC.

Il faudra aussi afficher l’entrepôt concerné.

Il faudra ensuite cliquer sur “Ventiler”.
Réapprovisionnement

Cet écran permet de voir les produits avec un stock physique inférieure à la quantité minimale désirée (ou à la quantité du seuil d’alerte si la case “Alertes seulement” est cochée) et propose de créer des commandes fournisseurs pour compléter la différence.

Après sélection des références que nous voulons réapprovisionner, nous cliquons sur le bouton “Créer commandes”.

Nos commandes sont présentes au format brouillon, nous pouvons cliquer sur une référence pour aller valider la commande correspondante.

Ceci étant fait on procède au clic sur le bouton “Passer commande”.

Puis après avoir renseigné la méthode de commande et éventuellement un commentaire, on pressera à nouveau sur le bouton “Passer commande”. On passe l’étape de confirmation…

Le nouvel écran nous propose les boutons “Recevoir produits”, “Classer la réception”, “Créer facture” etc…

Pour la réception des produits on choisira “Recevoir produits”.

Notre interface de réception va nous permettre de renseigner le numéro de lot ou série; les dates DMD ou DLUO ainsi que DLC et de choisir le ou les entrepôt(s). Pour répartir sur plusieurs entrepôts, il faut diminuer la quantité du montant que l’on veut transférer dans un autre emplacement et cliquer pour choisir l’autre entrepôt.

On clique alors sur “Ventiler”.

L’écran affiche maintenant que tous les produits ont été reçus, avec la référence de chaque produit ainsi que le lieu final de leur réception.

Si nous nous rendons sur chacune des fiches des entrepôts correspondants, sur l’onglet “Mouvements de stock”, nous apercevons la ligne de mouvement avec la date, la référence et le libellé du produit, le numéro de lot/série, le libellé du mouvement: “Réception de la commande fournisseur xxx”, ainsi que le nombre d’unités incrémentées.

Transfert de stock

Après avoir cliqué sur “Transférer stock” :

On renseigne la référence ou le libellé du produit, le nombre de pièces, son numéro de lot ou série, ses DMD/DLUO et DLC, et on enregistre.

Prix moyen pondéré (PMP)

Rendez vous sur l’onglet Stock du produit, cliquez sur le bouton “Corriger le stock” et là renseignez le champ “Prix d’achat unitaire”

On obtient ainsi notre prix moyen pondéré d’acquisition.
Code-barres
Utiliser les codes-barres

Une fois l’étape de configuration terminée, vous verrez apparaître un champ “ code-barres ” sur les écrans en fonction de votre choix (écran de tiers et/ou de produits). Vous pouvez alimenter à votre guise ce champ avec la valeur du code-barres, en utilisant le clavier, un scanner de code-barres ou bien la numérotation automatique si vous avez opté pour une numérotation interne.

Pour l’utilisation d’un scanner de code-barres :

Si le numéro de code-barres n’est pas visible, ou si vous ne voulez pas perdre de temps à taper tous les chiffres, vous pouvez utiliser un scanner de code-barres matériel. Pour être compatible, votre scanner de code-barres doit prendre en charge l’ “ émulation de clavier “ . Lorsque vous numérisez le code-barres, c’est comme lorsque vous tapez le numéro à partir du clavier. Pour trouver un scanner de code-barres supportant une telle émulation (c’est le cas de la plupart mais pas tous), vous pouvez regarder la spécification technique du lecteur. Le Scanner doit faire apparaître le terme :
- “ HID ” ( pour Human Interface Device ), ou
- Interface “ Clavier Wedge ” ou “ Wedge ” Exemple:
- Motorola DS4208
- Datalogic QW2120
A partir du menu “imprimer le code-barres” sous l’onglet Outils, vous allez pouvoir imprimer une page d’étiquettes. Choisissez tout d’abord le format de la page d’étiquettes, le nombre d’étiquettes par planche. Sélectionnez par exemple le bouton “Remplir le type et la valeur du code-barres par celui d’un produit”. En rentrant la référence du produit et cliquant sur le bouton “Récupérer code barre, sa valeur viendra renseigner les champs Type de code-barres et valeur du code-barres.

SERVICES

Créer un nouveau service

Aller dans le menu Services – Nouveau service, Saisissez les informations.

Les champs Réf, Libellé, État (Vente), État (Achat) sont obligatoires.

Une fois les champs désirés renseignés, cliquez sur Créer.
Modifier un service

Éditez la fiche service en cliquant sur le bouton Modifier pour effectuer un changement.
Supprimer un service

De même pour supprimer la fiche d’un service, cliquez sur le bouton Supprimer.

Étiquette : entrepot

Numéros de Lot/Série

NUMEROS DE LOT/SERIE

Utiliser les variantes

une variante